Elementi koji određuju samu internu organizaciju hotela su prije svega njegova veličina, zatim broj prodajnih mjesta odnosno broj restorana, barova, konferencijskih i kongresnih dvorana, te ostali dodatni prostori.
Međutim, moje mišljenje je da organizacijski dijagram zavisi dobrim dijelom i od samom managementa, te njihovoj spremnosti na ozbiljan rad.
Međutim u svakom hotelu postoje tzv. univerzalni organizacijski segmenti poput Rooms Division, Administration, Sales&Marketing, Repair&Maintenance and Food&Beverage.
Osnovni element svakog hotela su naravno sobe, administracija se bavi financijama, nabavom i sl., prodaja i marketing se bave prodajom kapaciteta i stvaranjem imidža hotela, tehnička služba popravcima, održavanjem prostora i hotela i odjel F&B usluživanjem hrane i pića.To su službe bez kojih niti jedan ozbiljan hotel ne može da funkcionira. Na primjeru jednog klasičnog, po mojoj zamisli vrlo ozbiljnog upravljanja hotelom, organigram bi trebao izgledati kao u shemi ispod.
 |
| Organizacijski dijagram hotela created by Valentin Marić |
Kroz dugi niza godina organizacijski dijagram, kao i podjela dužnosti po odjelima uređuje se po pravilima koja su se već iskristalizirala u praksi i definirana su samom prirodom posla. Međutim, za uspješno vođenje i funkcioniranje jednog hotela potrebna je kvalitetna suradnja između djelatnika pojedinog odjela, te ona mora biti konstanta.
Raspodjela pojedinog posla utvrđena je prirodom samog poslovanja, a određene posebne procedure mogu se definirati i posebnim internim dokumentom, ili opisom posla ( job description ) počevši od sobarice pa do direktora hotela.
Za svakodnevno kvalitetno i besprijekorno funkcioniranje hotelskog sustava potrebna je kvalitetna interna komunikacija koja može biti usmena ili pismena, te se odvija na nekoliko različitih nivoa.
Najčešći oblik usmene komunikacije je tzv. jutarnji sastanak ( morning briefing ), koji se održava svakog jutra između voditelja odjela, te traje 10-15 min. gdje se rezimiraju događaji od proteklog dana, te daje pregled za tekući dan.
Drugi oblik usmene komunikacije je tjedni sastanak ( kolegij ) između voditelja svih odjela gdje se obuhvaćaju konkretne teme, zadaci i odgovornosti za tekući tjedan i rezimiraju se događaji i rezultati od proteklog tjedna. Također jednom tjedno bi se trebali održavati sastanci unutar pojedinih odjela gdje se interno dogovaraju aktivnosti za tekući tjedan.
Postoje također i godišnji sastanci na kojem bi trebali sudjelovati svi djelatnici i management hotela, na kojem bi se dale konkretne upiute i smjernice svim zaposlenicima, te dogovorili novi prodajni i marketinški ciljevi.
Što se tiče broja zaposlenih u jednoj organizaciji kao što je hotel postoje i neki parametri koji se vezuju na kvalitetu usluge i kategoriju hotela ( odnosno broj zvjezdica koji hotel ima ), kroz već utvrđene koeficijente koji predstavljaju broj zaposlenih po sobi. Garni hoteli ( hoteli koji nude samo noćenje bez doručka ) imaju koeficijent od 0,25, poslovni hoteli ( tri do četiri zvjezdice ) od 0,6-0,75 , a hoteli s pet zvjezdica od 0,75-1,2 što opet ovisi i od veličine hotela, usluga koje nudi i sl. Npr. hotel s tri zvjezdice koji raspolaže sa 100 soba bi otprilike trebao imati od 60-75 djelatnika, da bi se održala tako potrebna kvaliteta usluge.
Danas je taj koeficijent nešto manji obzirom da se sve više hotela okreće tzv outsorcing firmama tj. iznajmljivanjem radnika od neke firme koja obavlja usluge npr. čišćenja, te onda ti djelatnici nisu na platnom spisku hotela. Ta praksa na zapadu je uvedena otprilike prije dva desetljeća te polako, ali sigurno dolazi i na naše prostore.
Što se tiče pitanja profitabilnosti pojedinog sektora ili koji je odjel najkompliciraniji za rukovođenje treba reći da odjel smještaja ( Room division dept. ) radi daleko veći profit od odjela hrane i pića ( F&B ), a zapošljava mnogo manje djelatnika, te ima vrlo jednostavan spektar robe, odnosno proizvoda koje troši u svom radu ( šamponi, sredstva za čišćenje, papir i sl. ). Za razliku od odjela smještaja odjel F&B ima vrlo personalno zahtjevan sektor, za čije je funkcioniranje potreban iznimno kvalitetan stručan kadar, te vrlo ozbiljna kalkulacija robe zbog raznovrsne ponude ( a la carte, banketi i sl.. )Važno je naglasiti da je odjelu F&B puno teže praviti profit nego odjelu smještaja.
Također je vrlo važna i suradnja oba odjela jer jedan bez drugog ne mogu da funkcioniraju, te zavise jedan od drugog.
